10 lưu ý giúp nâng cao hiệu quả làm việc

10 lưu ý giúp nâng cao hiệu quả làm việc

Tuần vừa rồi training cho team Liberzy.com của mình theo chủ đề các bạn yêu cầu là về hiệu quả làm việc. Mình tổng hợp lại ngắn gọn một số ý đã thực hiện training cho nhân viên như sau:

1. Reading
Kỹ năng đọc tài liệu, email: cần phải đọc và nắm rõ các yêu cầu, thường lỗi các bạn đọc bị bỏ sót thông tin. Thực ra nó chẳng cần kỹ năng gì cả, đọc rõ từng chữ đã là thành công rồi. đọc lướt và ẩu thì mới sót như vậy.

2. Self-checking
Tự kiểm tra lại những gì mình làm trước khi gửi cho sếp: viết báo cáo, tài liệu, email gửi sếp thì phải tự đọc lại cho kỹ để tránh sai sót. Thực hiện self-check thì phải làm cho kỹ, đọc chi tiết từng từ. Còn nếu đọc qua loa thì self-check cũng không hiệu quả.

3. Sắp xếp công việc
– Sắp xếp công việc theo ma trận với hai trục “Important” và “Urgent”. Sắp xếp được hiệu quả đã tăng vùn vụt vì biết trọng tâm vào việc cần phải làm.
– Kỹ thuật nho nhỏ là mỗi buổi sáng trước khi làm việc hãy làm hai bước:
+ Liệt kê các công việc cần làm trong ngày.
+ Sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc đó.

4. Tư duy Gantt Chart
– Gantt Chart chỉ là một cái bảng liệt kê các công việc và thời gian phải làm, người phụ trách.
– Cái quan trọng phải nắm được tư duy tạo ra Gantt Chart và tư duy quản lý, điều phối công việc theo Gantt Chart.
– Muốn đưa việc vào Gantt Chart thì phải hiểu về quy trình công việc, với startup khi chưa có quy trình chuẩn thì phải tư duy vẽ ra quy trình đó.

5. Why boss?
Đặt câu hỏi tại sao mỗi khi sếp ra một quyết định nào đó. Nếu tìm hiểu được các yếu tố, căn cứ để sếp ra quyết định thì đó là cách nhanh nhất để học tư duy trở thành sếp. Ngay cả sếp comment yêu cầu sửa một từ trong báo cáo, cũng phải đặt câu hỏi tại sao.
Học là tự mình, chứ chẳng ông sếp nào rảnh ngồi giải thích cho staff từng ly từng tí một về nguyên do tại sao.
Mình hay nói vui đến nhân viên quản lý: nếu chuyển lên cho sếp review mà có vấn đề cấp quản lý chưa phát hiện ra, tức là hạ một bậc về trình độ review của cấp quản lý xuống :))

6. How can I do better?
Nhân viên cần luôn “keep in mind” câu hỏi này khi làm việc. Chỉ cần chủ động tìm cách làm tốt hơn, kết quả sẽ khác. Mình có lấy ví dụ về một thành công gần đây team đạt được, là kết quả của việc đặt câu hỏi về cách làm tốt hơn, chứ nếu hoàn thành công việc cho đạt KPI thì chưa chắc đã đạt sự thành công đó.

7. Assign tasks
Giao việc, hay còn gọi là điều phối công việc là kỹ năng ngay từ cấp nhân viên cần phải biết. Sức một người thì có hạn, một ngày cũng chỉ chừng đó tiếng làm việc, cắm đầu cắm cổ làm cũng không hết. Biết cách giao việc phù hợp, trong lòng bàn tay bao nhiêu việc cũng có thể làm. Bản thân mình hiện tại chạy vài dự án một lúc ngon lành.

8. Kỷ luật
Làm việc gì cũng phải có kỷ luật. Đương nhiên công ty sẽ có quy định của công ty. Nhưng cá nhân phải có kỷ luật riêng của cá nhân. Không có kỷ luật cá nhân thì nhân sự đó có giỏi đến mấy cũng không thể dùng. Khép mình vào kỷ luật mới tạo ra nhân tài. Người ta có thể sinh ra đã giàu, nhưng không có ai giỏi mà không gian khổ cả.

9. Tập trung
Làm việc phải có sự tập trung. Tùy vào tính chất và từng nhiệm vụ mà mức độ tập trung có thể cao độ hay không. Nhưng làm việc mà mất tập trung, một việc vốn chỉ tầm nửa tiếng mà làm thành cả ngày há chẳng phải bôi việc.

10. Mục tiêu
Ý cuối cùng, cũng là ý quan trọng nhất là mục tiêu làm việc của mỗi người. Tóm lại bạn đi làm để làm cái gì? Ngồi ở đây làm việc này là để đạt mục tiêu gì. Ước mơ khác nhau thì cho dù hai người có làm một việc, cái kết quả nó cũng khác nhau rồi.

Suy cho cùng, kẻ muốn làm sẽ làm tốt, người muốn học sẽ giỏi, kẻ có ước mơ cho dù không làm được bá chủ thiên hạ thì ắt cũng sẽ hùng cứ một phương.

by Thắng Trương (ACCA, CIA, MSc) – Founder Liberzy.com